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Cada año, miles de contribuyentes deben realizar su declaración de renta con el propósito de registrar sus ingresos, egresos y las inversiones que han realizado durante el último año gravable. En el caso de las personas naturales, el pago se llevará a cabo entre el 12 de agosto y el 23 de octubre, tal como lo señala el calendario tributario de la Dian para el año 2025.
De acuerdo a la entidad, hay varios documentos que se necesitan para determinar el patrimonio de una persona. Entre ellos, se encuentran:
- Certificados bancarios de cuentas de ahorro o corrientes e inversiones
- Documentos de bienes inmuebles (impuesto predial, escrituras, facturas de compra)
- Documentos que respalden deudas (letras, pagarés, hipotecas).
Entretanto, hay otro que también es esencial para que una persona natural pueda declarar renta: se trata del certificado de ingresos y retenciones. Como su nombre lo indica, este resume los ingresos obtenidos durante el año fiscal anterior, así como las retenciones que se hayan efectuado en el mismo período.
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¿Por qué es tan importante el certificado de ingresos y retenciones?
El certificado de ingresos y retenciones funciona como respaldo oficial de los ingresos de un contribuyente; por lo tanto, es importante presentarlo para cumplir con la obligación de declarar impuestos ante la Dian.
Por otra parte, este documento también puede ser requerido por bancos y otras entidades financieras en Colombia para llevar a cabo sus procesos de evaluación crediticia, ya que al mostrar sus ingresos y retenciones de manera formal, tienen más posibilidades de que se aprueben sus créditos y logren acceder a mejores condiciones financieras.
Además de este beneficio, hay otros que reciben los contribuyentes por presentar su certificado de ingresos y retenciones:
- Puede solicitar devoluciones sobre el valor de los impuestos: Aplica en caso de que el contribuyente haya pagado más impuestos de lo debido durante el año fiscal.
- El contribuyente no está obligado a declarar renta: En estos casos, el certificado puede suplir esta función, simplificando el proceso fiscal dentro de los requisitos legales.
¿Cuál es el último plazo para emitir este documento en 2025?
Tanto los empleadores como las entidades financieras tienen la obligación de entregar el certificado de ingresos y retenciones antes del 31 de marzo de cada año. Si un empleado no lo recibe, debe solicitarlo directamente, pues su expedición es un deber legal que no puede ignorarse.
Además, es fundamental conservar este documento por al menos cinco años teniendo en cuenta su valor legal y su utilidad en trámites fiscales.
Por otra parte, si un contribuyente no presenta la declaración de renta en Colombia, puede incurrir en sanciones económicas y posibles inconvenientes legales y administrativos. Ante esta situación, es fundamental cumplir con los plazos y requisitos exigidos por la Dian con tal de cumplir esta obligación y evitando complicaciones a futuro.
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¿Qué datos esenciales debe contener el certificado de ingresos y retenciones?
El certificado de ingresos y retenciones, que generalmente se presenta a través del formulario 220, contiene información detallada tanto del empleador como del empleado. En el caso del primero, el documento debe incluir su número de identificación tributaria (NIT) y su nombres y apellidos (o razón social, si aplica).
En cuanto al trabajador, debe relacionar los siguientes datos:
- Tipo y número de identificación
- Nombres y apellidos
- Periodo de la certificación
- Fecha de expedición y lugar de la retención
- Datos sobre los ingresos y retenciones del empleador (concepto de ingresos y aportes)
- Datos a cargo del trabajador/empleado (si aplica)
- Firma del pagador o retenedor que certifica la veracidad de la información (si aplica).
