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No todas las personas que trabajan para una empresa tienen el mismo tipo de contrato y, por esa razón, las obligaciones frente al pago de los aportes a salud y pensión tampoco son iguales.
La ley en Colombia establece diferencias entre quienes tienen un contrato laboral y quienes prestan servicios como independientes, por lo que la empresa no siempre debe asumir estas cotizaciones. Lo que determina quién paga la seguridad social es la naturaleza del vínculo entre las partes y las reglas previstas en el Sistema General de Seguridad Social.
Aunque muchas personas creen que toda empresa está obligada a pagar salud y pensión sin importar el contrato, la norma señala que esto depende de la modalidad de vinculación. En algunos casos el empleador debe realizar los aportes correspondientes, mientras que en otros el trabajador independiente es quien debe asumir esa responsabilidad.
Esta diferencia ha sido explicada por entidades como el Ministerio de Salud y Protección Social y la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP), que han precisado las obligaciones tanto de contratantes como de contratistas.
Cuando existe un contrato de trabajo, la empresa tiene el deber de afiliar al empleado al Sistema General de Seguridad Social Integral y efectuar los aportes que le corresponden. En cambio, cuando la relación es mediante un contrato de prestación de servicios, el contratista debe realizar sus propios aportes como trabajador independiente, aunque la empresa debe verificar que esos pagos se encuentren al día en los casos establecidos por la ley.
¿Cómo debe pagar los aportes un trabajador independiente?
De acuerdo con la UGPP y el Ministerio de Salud y Protección Social, los trabajadores independientes deben cumplir con el pago de sus aportes al Sistema General de Seguridad Social siguiendo estas reglas:
- Realizar el pago a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA).
- Cotizar sobre el Ingreso Base de Cotización (IBC), el cual se determina conforme a las reglas establecidas en la legislación para trabajadores independientes.
- No siempre se cotiza sobre un salario mínimo. Si el independiente obtiene ingresos superiores al salario mínimo mensual legal vigente, el aporte debe calcularse con base en el ingreso que corresponda según la normativa. Sin embargo, el IBC no puede ser inferior a un salario mínimo mensual legal vigente, aun cuando los ingresos sean menores, siempre que exista la obligación de cotizar.
- Los aportes a salud y pensión son obligatorios para los independientes que cumplan las condiciones previstas en la ley.
- Cuando exista un contrato de prestación de servicios, también deberán realizar el aporte a riesgos laborales en los casos que establezca la normativa.
- Los pagos deben efectuarse dentro de las fechas fijadas para la PILA, de acuerdo con el calendario oficial.
Es importante tener en cuenta que, según la UGPP, en los contratos de prestación de servicios el Ingreso Base de Cotización (IBC) corresponde, por regla general, al 40 % del valor mensualizado del contrato, siempre que se hayan descontado los costos y gastos procedentes cuando la normativa lo permita. Sobre ese IBC se liquidan los aportes a salud y pensión.
En ningún caso el IBC puede ser inferior a un salario mínimo mensual legal vigente ni superior al límite establecido por la ley. Estas reglas están contempladas en el artículo 244 de la Ley 1955 de 2019 y en el Decreto 1273 de 2018, además de la reglamentación expedida por el Gobierno nacional y la UGPP.
¿Qué cambia entre un contrato laboral y uno de prestación de servicios?
La principal diferencia está en la existencia o no de una relación laboral. Cuando una persona firma un contrato de trabajo, pasa a ser empleado de la empresa y cuenta con derechos y obligaciones definidos por la legislación laboral. En ese tipo de casos, el empleador debe asumir parte de los aportes a la seguridad social y cumplir con las demás obligaciones derivadas del vínculo laboral.
En este tipo de contratación, la empresa debe realizar, entre otras, las siguientes acciones:
- Afiliar al trabajador al sistema de salud.
- Realizar los aportes al sistema de pensiones.
- Afiliar al empleado a una Administradora de Riesgos Laborales (ARL).
- Efectuar los pagos mediante la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), conforme a los porcentajes establecidos en la normativa.
Por su parte, el trabajador también aporta al sistema, pero ese valor se descuenta directamente de su salario. El empleador completa el porcentaje que le corresponde y realiza el pago de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.
La UGPP recuerda que todos los empleadores deben cumplir estas obligaciones, independientemente del tamaño de la empresa o del sector económico al que pertenezcan. El incumplimiento puede dar lugar a procesos de fiscalización y a las sanciones contempladas en la legislación.
¿Quién debe pagar los aportes cuando hay un contrato de prestación de servicios?
En los contratos de prestación de servicios no existe una relación laboral, sino un vínculo de carácter civil, comercial o administrativo. Por esa razón, quien presta el servicio mantiene su condición de trabajador independiente y es responsable de efectuar sus aportes al sistema de seguridad social.
De acuerdo con el Ministerio de Salud y Protección Social, los contratistas deben afiliarse y cotizar a salud y pensión cuando cumplan las condiciones previstas por la ley. Además, cuando corresponda, también deben realizar los aportes al sistema de riesgos laborales.
En estos casos, la empresa no reemplaza al contratista en el pago de la seguridad social, pero sí conserva algunas responsabilidades. Entre ellas se encuentra verificar que los aportes hayan sido realizados cuando la normativa así lo exige antes de efectuar los pagos derivados del contrato.
La UGPP explica que los trabajadores independientes deben liquidar sus aportes a través de la PILA, tomando como base las reglas establecidas para calcular el ingreso sobre el cual se realizan las cotizaciones. El objetivo es garantizar que el contratista permanezca afiliado al sistema y cumpla con las obligaciones previstas por la legislación.
La responsabilidad depende del tipo de vínculo
En términos generales, la empresa no está obligada a pagar salud y pensión bajo cualquier contrato. La responsabilidad cambia según la modalidad de contratación y las normas que regulan cada vínculo.
De forma resumida, la distribución de las obligaciones funciona así:
- Contrato de trabajo: la empresa afilia al trabajador y realiza los aportes que le corresponden a salud, pensión y riesgos laborales.
- Contrato de prestación de servicios: el contratista paga sus aportes como trabajador independiente.
- Empresa contratante: debe verificar el cumplimiento de los aportes cuando la ley así lo establece.
Antes de aceptar cualquier contrato, es recomendable revisar la modalidad de vinculación y conocer las obligaciones que asume cada parte. Esto permite evitar errores en el pago de la seguridad social y cumplir con las disposiciones establecidas por las autoridades competentes.
¿Las empresas siempre deben pagar salud y pensión?
No. La obligación depende del tipo de contrato. Si existe un contrato de trabajo, el empleador debe realizar los aportes que le corresponden al Sistema General de Seguridad Social. En cambio, si se trata de un contrato de prestación de servicios, el responsable de cotizar es el trabajador independiente, mientras que la empresa debe cumplir con las verificaciones previstas por la ley.
¿Un contratista por prestación de servicios debe pagar seguridad social?
Sí. El Ministerio de Salud y la UGPP señalan que los trabajadores independientes que cumplen las condiciones previstas por la legislación deben cotizar al sistema de salud y pensión. Además, cuando corresponda, también deben realizar aportes al sistema de riesgos laborales.
¿Qué pasa si una empresa no cumple con sus obligaciones frente a la seguridad social?
Cuando una empresa incumple las obligaciones que le corresponden como empleador, la UGPP puede adelantar procesos de fiscalización y aplicar las medidas previstas en la normativa. Por esa razón, tanto empleadores como contratistas deben identificar correctamente el tipo de contrato celebrado y cumplir con las responsabilidades que establece la legislación vigente.
