Incapacidad médica en Colombia: así cubre la EPS su salario por días

Las incapacidades médicas en Colombia son uno de los mecanismos clave dentro del sistema de seguridad social. Aunque muchas veces pasan desapercibidas hasta que las necesitamos, estas licencias representan un respaldo fundamental para los trabajadores que, por motivos de salud, no pueden seguir desempeñando sus funciones laborales de manera temporal o permanente.

Pero una de las preguntas más comunes es: ¿quién paga el salario durante una incapacidad médica? La respuesta no es tan simple, pues depende de varios factores, incluyendo si la incapacidad tiene un origen común o laboral.

Más noticias: Incapacidades laborales en Colombia cambian este 2025: nueva resolución del Ministerio de Trabajo

¿Qué se considera una incapacidad médica en Colombia?

Una incapacidad médica se presenta cuando un trabajador, por razones de salud —ya sea por una enfermedad o un accidente— no puede cumplir con sus funciones laborales habituales. Esta puede tener origen común (cuando no está relacionada con el trabajo) o laboral (si está asociada directamente con las actividades que realiza en su empleo).

El reconocimiento y pago de la incapacidad involucra a distintas entidades del sistema de seguridad social: las EPS (Entidades Promotoras de Salud), las ARL (Aseguradoras de Riesgos Laborales) y, en casos prolongados, los fondos de pensiones.

¿Quién paga durante una incapacidad médica?

1. Incapacidad de origen común: ¿cuánto paga la EPS y por cuántos días?

Este tipo de incapacidad se refiere a problemas de salud que no están relacionados con el trabajo, como una gripa fuerte, una operación médica programada, o un accidente doméstico.

El esquema de pago funciona así:

• Días 1 y 2: El salario debe ser cubierto directamente por la empresa. Esto está establecido por la ley laboral colombiana.
• Desde el día 3 hasta el día 90: A partir del tercer día, el pago lo realiza la EPS, y corresponde al 66.66 % del salario base sobre el cual cotiza el trabajador.
• Del día 91 al 180: La EPS continúa pagando la incapacidad, pero el porcentaje disminuye al 50 % del salario.
• A partir del día 181: Si la incapacidad se extiende más allá de seis meses, la situación cambia. El caso pasa al Fondo de Pensiones, que evaluará si el trabajador debe ser pensionado por invalidez o si se puede continuar con el proceso de recuperación. A partir de este punto, el pago lo asume dicho fondo.

Más noticias: En estos casos, una incapacidad pasa a ser una pensión por invalidez

Es importante aclarar que, en ningún caso, el monto pagado por concepto de incapacidad podrá ser inferior al salario mínimo legal mensual vigente. Es decir, sin importar el porcentaje o el tiempo, siempre se debe garantizar al menos ese mínimo legal al trabajador incapacitado.

1. Incapacidad de origen laboral: cubrimiento desde el primer día

En cambio, cuando la incapacidad tiene relación directa con el trabajo —por ejemplo, si un obrero se cae en una construcción, o un conductor sufre un accidente de tránsito mientras realiza su ruta laboral— el pago corre por cuenta de la ARL (Administradora de Riesgos Laborales).

En estos casos, las condiciones son diferentes:

• Desde el día 1: La ARL debe pagar el 100 % del salario del trabajador incapacitado.
• Hasta 180 días: Este pago completo se extiende durante seis meses.
• Prórroga hasta otros 180 días: Si el trabajador no se recupera en ese tiempo y los médicos lo consideran necesario, se puede extender el periodo de incapacidad por otros seis meses adicionales.
• Evaluación final: Si, pese a estos periodos de tratamiento y rehabilitación, el trabajador no logra recuperarse totalmente, se deberá hacer una valoración médica para determinar si aplica para recibir una pensión por invalidez.

¿Qué debe hacer el trabajador cuando recibe una incapacidad?

El Ministerio de Justicia ha sido claro: el primer paso siempre es informar al empleador de manera inmediata. Si no se entrega a tiempo el certificado de incapacidad emitido por el médico tratante, el empleador podría considerar que hay abandono del cargo, lo que podría incluso derivar en un despido justificado.

Estos son los pasos recomendados:

1. Informar a la empresa sobre la situación médica tan pronto como sea posible.
2. Entregar el documento oficial de la incapacidad, expedido por el médico autorizado.
3. Guardar copias y hacer seguimiento a los pagos de la incapacidad, para verificar que se realicen de manera oportuna.

Más noticias: Incapacidades médicas: ¿Me pueden despedir mientras estoy enfermo?

¿Qué obligaciones tiene el empleador?

Durante el tiempo que dure la incapacidad, el empleador tiene la responsabilidad de:

• Cubrir directamente los dos primeros días si se trata de una incapacidad común.
• Realizar los trámites ante la EPS o la ARL para que continúen con los pagos correspondientes.
• No desvincular al trabajador sin justa causa mientras esté incapacitado.
• Asegurar la conservación del cargo durante el periodo de ausencia, salvo situaciones excepcionales que estén justificadas y avaladas por la ley.

¿Y si la incapacidad se convierte en permanente?

Cuando una persona no logra recuperarse tras varios meses de incapacidad, ya sea por una enfermedad crónica, un accidente grave o una condición que afecte su funcionalidad, se inicia un proceso de evaluación para determinar si puede acceder a una pensión por invalidez.

Para eso, un comité médico del fondo de pensiones analiza el caso, teniendo en cuenta el porcentaje de pérdida de capacidad laboral. Si se supera el 50 %, se considera que la persona es inválida y puede comenzar el trámite para recibir dicha pensión.