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La Ley 675 de 2001, es decir, la Ley de propiedad horizontal, regula las normas para los propietarios de inmuebles que vivan en unidades privadas, pero que coexistan con áreas comunes, como es el caso de los conjuntos residenciales.
Algunos de los asuntos que están contenidos en esta ley son los derechos, los deberes, el reglamento interno, las cuotas de mantenimiento, las funciones de los órganos comunitarios y la asamblea general.
Justamente, el artículo 37 de la mencionada norma indica que la asamblea se constituye por “los propietarios de bienes privados, o sus representantes o delegados, reunidos con el quórum y las condiciones previstas en esta ley y en el reglamento de propiedad horizontal”.
Todas las personas que hagan parte de la asamblea tienen derecho a participar en las deliberaciones de ese órgano, teniendo en cuenta que las decisiones que se tomen allí son de obligatorio cumplimiento.
“Las decisiones adoptadas de acuerdo con las normas legales y reglamentarias son de obligatorio cumplimiento para todos los propietarios, inclusive para los ausentes o disidentes, para el administrador y demás órganos, y, en lo pertinente, para los usuarios y ocupantes del edificio o conjunto”, continúa el artículo 37.
Las determinaciones de la asamblea se deben constatar por escrito
Todas estas determinaciones deben quedar en un acta, firmada por el presidente y el secretario de la asamblea. Posteriormente, el administrador debe informar a los propietarios de la unidad residencial acerca de las decisiones tomadas.
“La copia del acta debidamente suscrita será prueba suficiente de los hechos que se consignen en ella, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. El administrador deberá entregar copia del acta a quien se la solicite”, dice el artículo 47.
Copropietarios se exponen a multa por práctica que es vista como normal en las asambleas
El avance de la tecnología ha traído herramientas que ayudan a facilitar muchas tareas, como el registro de reuniones. Algunas personas podrían optar por grabar todo lo que dicen los copropietarios que participan en una reunión de la asamblea de los conjuntos residenciales, para poder consultarla más adelante.
Pero esta práctica podría significar una sanción económica, toda vez que se podría vulnerar la protección de datos personales de quienes participen en la reunión. Así lo explicó Julián Carvajal, experto en protección de datos personales y habeas data, según la Ley 1581 de 2012.
"Si vas a grabar la reunión de asamblea, recuerda estos dos puntos claves. Primero, tener o contar con la autorización de tratamiento de datos personales de todos los asistentes y dos, tener el aviso de privacidad en sitios visibles donde se especifique que ese evento está siendo grabado", dijo el experto en un video publicado en su cuenta de TikTok.
¿Es legal grabar las reuniones de las asambleas de copropietarios?
En el Oficio 220-178679 del 27 de diciembre de 2019, con base en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, la Superintendencia de Sociedades explicó que las reuniones de asamblea o junta directiva en las copropiedades sí pueden ser grabadas, pero solo si se cumplen estrictamente las normas sobre protección de datos personales en Colombia.
De acuerdo con el pronunciamiento, las grabaciones de audio o video pueden involucrar datos sensibles, incluidos datos biométricos como la imagen o la voz, cuando permiten identificar plenamente a una persona. Por regla general, el tratamiento de este tipo de datos está prohibido, salvo que el titular otorgue una autorización expresa o se configure alguna excepción legal.
En el contexto de una asamblea, cada asistente tiene el derecho individual de aceptar o rechazar la grabación. Por ello, la copropiedad debe informar previamente la finalidad del registro y advertir que nadie está obligado a autorizar el tratamiento de sus datos sensibles. Si un participante se opone y no existe una excepción legal, la grabación no podrá realizarse.
La autoridad también recordó que, de vulnerarse este derecho, el afectado puede presentar reclamación ante quien realizó el tratamiento y, posteriormente, ante la Superintendencia de Industria y Comercio, que podría imponer una sanción económica al conjunto residencial.
