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En los conjuntos residenciales, el cobro de expensas comunes ha dejado de ser un trámite administrativo para convertirse en una función respaldada por la ley. El administrador tiene la facultad de iniciar procesos de cobro judicial sin requerir autorización del consejo de administración.
Según explicó Daniel Laverde, vocero de Properix Colombia, plataforma de gestión de copropiedades, “profesionalizar el recaudo es cumplir la norma y garantizar que los procedimientos se desarrollen con soporte documental y respeto por la dignidad de los residentes”.
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Las expensas comunes, ordinarias y extraordinarias, son exigibles. La mora genera intereses y el administrador está autorizado para adelantar el cobro directamente o a través de apoderados. Aunque el inquilino pueda asumir el pago por contrato, el obligado principal frente a la copropiedad es el propietario.
Un recaudo eficaz depende de documentos actualizados: libro de propietarios, folio de matrícula y estados de cuenta que reflejen la edad de la cartera y los intereses calculados con la tasa vigente.
Publicación de morosos
La normativa permite informar el estado de mora, siempre que se haga en los canales adecuados. Se puede incluir en convocatorias y actas, identificar la deuda por unidad y monto, y ubicar la información en zonas internas de uso restringido. No está permitido exponer públicamente a los deudores mediante carteles o mecanismos de señalamiento.
Laverde recalcó que “la regulación autoriza la información pertinente, no la exposición al escarnio”.
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Procedimientos de cobro
Un error en la elaboración de una certificación puede invalidar un proceso ejecutivo o derivar en consecuencias penales si se demuestra falsedad. Para evitarlo, se recomienda aplicar tres ejes de gestión:
- Contabilidad precisa: estados de cuenta con la edad de cartera por tramos, intereses calculados correctamente y soporte disponible para eventuales procesos judiciales.
- Protocolo escalonado: gestión persuasiva desde el inicio; fase prejurídica con los plazos definidos en el reglamento; y proceso judicial cuando corresponda.
- Comunicación y contratos: cláusulas claras en contratos de arriendo sobre el cumplimiento del reglamento y circulares a propietarios para informar responsabilidades.
Medidas en bienes comunes
Es válido restringir el acceso a bienes comunes no esenciales, como piscinas o canchas, a quienes mantienen deudas. No se pueden afectar servicios esenciales ni tomar medidas que comprometan la dignidad de las personas.
Los costos razonables y comprobables del proceso de cobro recaen en el deudor, siempre que exista trazabilidad documental que los sustente.
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Experiencias en copropiedades
Algunas administraciones han logrado reducir altos niveles de cartera mediante sistemas de control, reglas claras y procesos de seguimiento en tiempo real. La comunicación interna también ha cambiado, pasando de carteleras de señalamiento a tableros informativos con datos objetivos.
Laverde señaló que un recaudo adecuado se refleja en pagos oportunos a proveedores, mantenimiento continuo y seguridad activa. La tecnología aporta al proceso con notificaciones trazables, cálculos automáticos de intereses, actas digitales y registros organizados.
