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La historia clínica es mucho más que un simple registro médico. Se trata de un documento obligatorio que recoge de manera cronológica toda la información relacionada con el estado de salud de una persona, incluyendo diagnósticos, tratamientos, procedimientos y antecedentes relevantes. Además de los aspectos estrictamente médicos, allí también pueden quedar consignadas condiciones físicas, mentales, sociales, culturales, económicas e incluso ambientales que influyen en la salud del paciente.
Precisamente por la naturaleza sensible de esta información, la legislación colombiana la protege como un documento privado y reservado, cuyo acceso está limitado. Sin embargo, en el ámbito laboral persisten dudas frecuentes acerca de este tema.
¿Qué es la historia clínica y quién puede acceder a ella?
La historia clínica es definida por las autoridades como un documento privado, obligatorio y sometido a reserva, en el que se registran cronológicamente las condiciones de salud del paciente y todas las actuaciones realizadas por el equipo médico durante su atención.
De acuerdo con la Resolución 1995 de 1999, expedida por el Ministerio de Salud, el acceso directo a este documento está restringido únicamente a:
- El paciente.
- Los profesionales, técnicos y auxiliares del sector salud que intervienen en su atención.
- Los auditores médicos de aseguradoras y prestadores de servicios de salud, en los términos legales.
Cualquier tercero solo puede conocer su contenido con autorización expresa del titular o en los casos expresamente previstos por la ley.
La protección de este documento también está respaldada por la Ley 1751 de 2015, conocida como Ley Estatutaria de Salud, que reconoce como derecho fundamental que la historia clínica sea tratada bajo estricta confidencialidad y reserva.
Esta norma establece que:
- Solo puede ser conocida por terceros con autorización del paciente o por orden legal.
- El titular tiene derecho a consultarla de manera gratuita.
- Puede solicitar copia de la misma cuando lo considere necesario.
Además, la regulación sobre protección de datos personales refuerza esta garantía, al considerar la información médica como dato sensible, lo que implica un nivel más alto de protección jurídica.
¿Puede una empresa pedir la historia clínica a un trabajador?
En Colombia, ninguna empresa puede exigir a sus trabajadores la entrega de la historia clínica para verificar permisos por citas médicas, procedimientos de salud o incapacidades. Hacerlo vulnera el derecho a la intimidad y a la confidencialidad de la información médica.
Es importante diferenciar entre:
- Una solicitud judicial o de autoridad sanitaria, que sí puede estar amparada por la ley.
- Una solicitud del empleador, que no tiene sustento normativo para exigir la historia clínica completa.
En los casos de incapacidades médicas, licencias de maternidad o paternidad, el documento válido es la incapacidad expedida por el profesional de salud, no la historia clínica. Tampoco es procedente que las EPS exijan copia de la historia clínica al empleador para tramitar estos pagos, ya que no existe disposición legal que lo obligue.
¿Qué pasa si una EPS o empresa exige la historia clínica?
Si una Entidad Promotora de Salud solicita la historia clínica como requisito para tramitar incapacidades o licencias, estaría desconociendo la obligación de reserva legal.
En esos casos, la situación puede ponerse en conocimiento de la Superintendencia Nacional de Salud, entidad encargada de vigilar y sancionar a las EPS y demás actores del sistema de salud. Esta autoridad puede adelantar investigaciones e imponer sanciones si se comprueba la vulneración de derechos.
¿Qué puede hacer el trabajador si la empresa insiste?
Si una empresa exige la historia clínica como requisito laboral, el trabajador puede:
- Negarse a entregarla, argumentando que se trata de información protegida por ley.
- Solicitar que la petición se haga por escrito, lo que deja constancia de la exigencia.
- Presentar una queja ante el Ministerio del Trabajo por posible vulneración de derechos fundamentales.
- Acudir a una acción de tutela si considera que se está afectando su derecho a la intimidad.
- En caso de tratamiento indebido de datos personales, acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
