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La inteligencia artificial también está cambiando la forma en que millones de personas trabajan con Hojas de cálculo, especialmente en tareas que requieren precisión, como las fórmulas de Excel o la organización de tablas. Esta tecnología permite transformar archivos desordenados en información clara y útil, incluso sin tener experiencia en programación o análisis de datos. Para estudiantes, trabajadores administrativos y profesionales que manejan grandes volúmenes de datos, esta alternativa basada en IA representa un alivio.
Cada vez más personas descubren que la inteligencia artificial no solo sirve para redactar textos o responder preguntas, sino también para agilizar procesos diarios dentro de las hojas de cálculo. La creación de fórmulas, tablas y resúmenes se vuelve más simple con herramientas que interpretan instrucciones en lenguaje natural. Solo después de familiarizarse con estas funciones es importante conocer qué herramienta lo hace posible: se trata de Gemini, parte del ecosistema de Google.
Cómo empezar a usar la IA en Hojas de cálculo
Para usar esta función de IA en Hojas de cálculo, primero se debe iniciar sesión en una cuenta de Google y abrir cualquier documento de Google Sheets. En la esquina superior derecha aparece el botón para activar el asistente. Al hacer clic, se despliega un panel lateral donde es posible escribir una instrucción o elegir una sugerencia predefinida. Este panel se convierte en el punto de partida para generar fórmulas, crear tablas y organizar datos usando inteligencia artificial.
Una vez abierto el panel, la IA analiza el contenido de la hoja y permite solicitar acciones concretas: crear una tabla a partir de una lista, generar una fórmula para calcular totales o incluso transformar datos en gráficos. Esta función de Gemini también permite seleccionar qué tablas deben analizarse cuando hay varias en un mismo archivo, lo que evita errores y ayuda a mantener la información clara.
Cómo generar fórmulas y tablas paso a paso
Para crear una fórmula con Gemini, solo es necesario describir lo que se necesita: por ejemplo, 'crear una fórmula que sume esta columna' o 'organizar esta tabla por fecha'. La IA responde con una propuesta que puede insertarse directamente en la hoja. Además, esta tecnología permite ordenar datos, aplicar filtros, crear menús desplegables, generar casillas de verificación y diseñar una tabla dinámica con un solo comando.
Otra función clave de esta IA es su capacidad para transformar archivos PDF en hojas de cálculo estructuradas. Cuando un documento contiene tablas o números, la herramienta extrae la información y la convierte en una tabla editable. Esta posibilidad evita transcribir datos manualmente y reduce errores.
Ventajas, seguridad y recomendaciones
Entre las ventajas de esta función basada en IA se encuentran la rapidez, la precisión y la facilidad para trabajar con datos complejos. No obstante, es importante evitar ingresar información personal, sensible o confidencial, ya que los comentarios enviados al sistema pueden ser revisados por humanos para mejorar la herramienta. También se recomienda revisar cada resultado antes de utilizarlo en informes oficiales, ya que la IA puede cometer errores en fórmulas o interpretaciones.
Qué evitar al usar IA en hojas de cálculo
Para evitar problemas, es importante no cerrar la hoja de cálculo mientras se trabaja con el asistente, ya que se perderá el historial. También se debe evitar cargar datos incompletos o tablas desordenadas, pues la IA podría generar interpretaciones imprecisas. Finalmente, si se recibe una sugerencia incorrecta, es posible reportarla para mejorar los resultados futuros.
