Nomina electrónica: ¿Qué sanción para quienes no la usen?

Desde el pasado 1 de noviembre las Pymes colombianas que tengan entre 11 y 100 empleados están obligadas a emitir nóminas en formato electrónico a la DIAN, de acuerdo con el calendario establecido por la entidad.

Según la nueva resolución, no habrá modificaciones en las fechas establecidas para aquellos contribuyentes que no estén obligados a expedir factura electrónica, que seguirán teniendo de plazo hasta el 31 de mayo de 2022.

La gran diferencia de la nómina electrónica respecto al proceso realizado históricamente, es que el formato digital ofrece un reporte detallado a la DIAN sobre la generación de la nómina que sustenta los gastos y deducciones en las declaraciones tributarias.

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La implementación de la nómina electrónica puede suponer un cambio en los sistemas de facturación de las compañías. “Al igual que lo ocurrido con la factura electrónica, - comenta Alberto Redondo, CMO de SERES para Iberia y LATAM - el camino más fácil, rápido y económico para adaptarse al nuevo sistema es trabajar con un proveedor de servicios, un tercero de confianza, como SERES, que asuma todo el proceso”.

¿Qué sanciones reciben las empresas?

Las empresas obligadas que no implementen la nómica electrónica se enfrentan a posibles sanciones si no se suministra la información exigida, con multas del 5% de la suma de la nómina electrónica. Además, si se suministra información errónea y no se corrige dentro de los plazos, la multa será del 4% de la suma total de tu nómina electrónica.

Darse de alta como emisor de nómina

Para comenzar a emitir electrónicamente, la DIAN ha establecido dos opciones. La primera es que las compañías se den de alta en la plataforma de la DIAN y que desde ahí envíen sus nóminas electrónicas. La segunda opción es contar con los servicios de un proveedor tecnológico de confianza habilitado para esta actividad.

Desde el punto de vista práctico y operativo, la primera opción supone una complejidad relativa que puede ir acompañada de algunos errores y, con ellos, de la posibilidad de alguna sanción, dos situaciones que quedan resueltas si se acude a un proveedor tecnológico de confianza.

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Cabe recordar que una solución de factura electrónica y nómina electrónica debe adaptarse a las necesidades de cualquier cliente.

¿Cómo funciona la nómina electrónica?

Por ejemplo La solución desarrollada por SERES genera nóminas electrónicas a partir de la información obtenida del software de nómina de la empresa y las envía a la Unidad Administrativa Especial de la DIAN, de acuerdo con los requisitos técnicos y legales establecidos en la Resolución 000037 del 5 de mayo.

Una vez que la DIAN recibe la nómina, el sistema genera, firma, almacena y envía un mensaje de validación con el valor “Documento validado por la DIAN”. Con la validación obtenida, la plataforma integra el mensaje de la DIAN en la herramienta de gestión interna de la empresa junto con la representación gráfica de las nóminas para que sean remitidas de forma automática a los empleados.

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Además, la solución preserva las nóminas electrónicas por el tiempo legalmente establecido garantizado su integridad y confidencialidad.