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Según la consultora IDC, las impresoras representan entre el 1 % y 3 % de los gastos anuales de una empresa. Sin embargo, hay soluciones que permiten la reducción de costos y la modificación en los hábitos de trabajo para mejorar la eficiencia y rentabilidad en el entorno empresarial.
Sin importar el tamaño de su empresa, puede que en varias ocasiones se haya preguntado: ¿Por qué hay tanto papel desperdiciado en la oficina? ¿Por qué los costos por tóner, tintas, papel y mantenimiento de las impresoras son tan altos? ¿Por qué hay uso indiscriminado de trabajos que nos son de función laboral? Sin duda, son cuestionamientos significativos, pero hay estrategias que puede aplicar para darles solución.
Más allá de imprimir a dos caras, en modo ecológico o hacer campañas de sensibilización que no duran en el tiempo, puede seguir estos cinco tips con los quepodrá reducir costos de manera sencilla, facilitando los procesos de impresión para la optimización, productividad y rentabilidad de su compañía.
1. Establezca cuotas que controlen el número de impresión por empleado.
Si usted sabe que un empleado no debe imprimir en promedio más de determinado número de hojas, configure su sistema para que cuando esa cuota sea superada por dicho usuario, se genere una alerta.
2. Determine cuáles empleados imprimen en blanco y negro, y cuáles en color.
Recuerde que la impresión en color es mucho más costosa; cada copia impresa en color vale aproximadamente seis impresiones en blanco y negro.
3. Garantice que si una impresora está fuera de línea, sus empleados puedan imprimir en otras sin perder el control.
Flexibilice su entorno de impresión para que cualquier persona pueda imprimir en cualquier impresora y aun así mantener las políticas sobre el uso de los consumibles, como tinta, tóner, etc. y las políticas de seguridad de los documentos.
4. Sustituya impresoras locales por impresoras de red.
Al implementar impresoras por grupos de personas, en lugar de impresoras de escritorio individuales, va a evidenciar un menor gasto en impresión.
5. Emita con frecuencia reportes.
Adquiera el hábito de revisar informes semanales, quincenales o mensuales de quién y cuánto se está imprimiendo en su empresa.
Estos tips pueden ser aplicados en cualquier compañía, sin importar su tamaño o la cantidad y marca de impresoras que tenga o estime tener. También puede buscar la asesoría de especialistas en el tema, como laempresa colombianaLexco S.A., expertos en gestión de costos de impresión, que tiene más de 36 años en el mercado ofreciendo un gran portafolio de productos en soluciones de hardware, software y servicio técnico certificado.
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