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Debido a la crisis social que ha generado la actual pandemia, muchos procesos se están realizando por medios virtuales como contratos, propuestas comerciales, actos administrativos, informes contables, órdenes de compra, así como el envío de reportes ante diferentes órganos de control.
Para ello se necesita la firma por lo que muchos colombianos optan por firmas escaneadas en PDF y puede funcionar pero trae otras consecuencias como la suplantación de identidad.
Sin embargo, hay una opción que pocos conocen y que está avalada en el país hace dos años, se trata de la firma digital que es un mecanismo tecnológico basado en criptografía y es equivalente a la firma manuscrita.
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Esta es la opción más robusta y segura para proteger la identidad digital y la información que navega en entornos electrónicos. La firma está disponible para cualquier persona natural o jurídica, a través de las entidades de certificación digital que operan en el país, bajo la acreditación del Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (Onac).
Las firmas digitales y otros mecanismos electrónicos están regulados por la normatividad colombiana y cuentan con el respaldo normativo de la Ley 527 de 1999, por la cual, cualquier documento electrónico que esté protegido con una firma digital, tiene la misma validez jurídica y probatoria que un documento físico. Por lo tanto, se debe aceptar para cualquier trámite virtual.
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Según Certicámara, debido a la implementación del teletrabajo en el país se abrió un nuevo reto para demostrar que se puede dar continuidad a los negocios y trámites virtuales mediante el uso de la firma digital, pues en modo de trabajo en casa o en horario flexible, todos los documentos pueden remitirse fácil y ágilmente por medio de correo electrónico, subir a la nube o a través de herramientas colaborativas.
