La aplicación que permite gestionar asambleas virtuales de propiedad horizontal

Propiedata es una aplicación que permite realizar asambleas virtuales para propiedad horizontal y empresas. A raíz de la pandemia del covid-19 se convirtió en la solución tecnológica más efectiva para suplir las necesidades en hacer asambleas no solo de propiedad horizontal sino también en empresas, asociaciones, cooperativas, equipos de fútbol, entre otras organizaciones.

“En el 2022, después de escuchar atentamente a nuestros usuarios, mejoramos nuestra plataforma, lanzamos nuestra aplicación móvil disponible para IOS y Android, preparamos mejor a nuestro equipo de operadores y soporte para lograr atender más asambleas y mejorar aún más nuestro servicio. Así mismo, esperamos crecer un 200 %, para alcanzar ventas anuales por más de un millón de dólares”, explicó José Aristizábal, cofundador y gerente Comercial de Propiedata.

Además, es una aplicación que permite gestionar toda la información administrativa de un conjunto residencial, integrando servicios de contabilidad, pagos, citofonía, reservación de zonas comunes, atención al cliente, comunicación y asambleas virtuales de la propiedad horizontal, por medio de portal web o aplicación móvil.

Actualmente, Propiedata está implementando las asambleas mixtas, las cuales conectarán simultáneamente a los asambleístas de forma virtual y presencial, es decir, que cada participante podrá decidir de qué manera participar.

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Es importante resaltar que para lograr una asamblea mixta exitosa es necesario contar con una plataforma que tenga la tecnología necesaria para conectar los votos, intervenciones y a los participantes de forma segura y fácil.

¿Cuáles son las recomendaciones para que una asamblea virtual o mixta sea exitosa?

Los meses de febrero, marzo y abril son los más elevados con respecto a la cantidad de asambleas que se realizan en las copropiedades; las asambleas virtuales o mixtas se han vuelto el mecanismo más efectivo para la toma de decisiones en empresas, propiedad horizontal, centros comerciales y hasta equipos de fútbol.

Propiedata entrega algunas recomendaciones para realizarlas de forma exitosa y sin complicaciones:

- Practicar los principios de planeación, es decir, programar y organizar su asamblea virtual; tenga en cuenta que en pleno siglo XXI, la tecnología permite procesar todos los datos de la gestión administrativa, gerencial, financiera, tributaria y contable, facilitando tener en la primera semana de cada año los informes a presentar a la asamblea de copropietarios.

- No caer en las malas costumbres de dejar todo para el último momento: desde principio de año ya dispone de los índices de crecimiento del país para construir su presupuesto. Por lo tanto, no existen razones para dejar la asamblea hasta el final del plazo legal.

- Convocar a tiempo mediante comunicación enviada a cada uno de los propietarios de la copropiedad, a la última dirección registrada, con no menos de 15 días calendario de antelación. Recordar que, si este oficio de citación a la asamblea llega después de este tiempo, ya es ilegal.

- Recordarle a la comunidad de la copropiedad o empresa la importancia de participar y colaborar durante la realización de la asamblea virtual.

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- No olvidar anexar los informes financieros, el proyecto de presupuesto, el informe de gestión administrativa y el dictamen de revisoría fiscal, durante su asamblea virtual.

- Ayudar a crear cultura sobre las plataformas tecnológicas para asambleas virtuales: es normal que existan personas dentro de una copropiedad que no tengan fe sobre estos medios o que simplemente no sepan utilizarlos. Para eso, se puede crear una pequeña campaña donde comunique lo fácil e intuitivas que son, además contar con una compañía que le brinde capacitaciones y asistencia antes, durante y después de una asamblea a sus clientes.